Intelligente Antwortvorschläge direkt in Outlook
Eingehende E-Mails schnell, passend und stilgerecht beantworten – mit der Beantworten-Funktion von BGPX AI kein Problem. Ob Kundenanfrage, Beschwerde, interne Nachricht oder Bewerbung: Die KI erstellt für jede Situation einen professionellen Antworttext. Sie fügen bei Bedarf zusätzliche Informationen hinzu, wählen den passenden Stil und erhalten in wenigen Sekunden eine vollständige Formulierung.
Sie müssen nur noch auf „Senden“ klicken. (Die Funktion Unterhaltungs-Erkennung ist im Video noch nicht enthalten)
So funktioniert es – Schritt für Schritt
Schritt 1: E-Mail öffnen und Text markieren
Öffnen Sie die E-Mail in Outlook, klicken Sie auf „Antworten“ und markieren Sie den relevanten Textabschnitt. Im Seitenbereich können Sie zusätzliche Hinweise für die KI eingeben, zum Beispiel Stichworte zur Situation oder zu den Erwartungen an den Ton der Antwort.
Unterhaltungserkennung
Neu ab der Version 2.1 ist die Unterhaltungserkennung.
Rechts wird angezeigt ob die E-Mail Teil eines Unterhaltungsstranges ist, wenn Sie diese Funktion aktivieren, müssen Sie keinen Text markieren, der gesamte Text jeder E-Mail in der Unterhaltung/Konversation wird berücksichtigt. Auf Wunsch können selbst sämtliche Anhänge (PDF, DOCX, PPTX und XLSX (Blattnahmen)) berücksichtigt werden.
Schritt 2: Stil auswählen
Wählen Sie aus einer Vielzahl vordefinierter Antwortstile. Optional kann auch die Branche oder das Land berücksichtigt werden. Die Liste der verfügbaren Stile wird laufend erweitert.
Fehlt Ihnen ein bestimmter Stil? Reichen Sie Ihren Wunsch einfach über das Formular ein.
Feature-Request
Schritt 3: Antwort generieren
Mit einem Klick auf „Antwort generieren“ erstellt BGPX AI innerhalb weniger Sekunden den passenden Textvorschlag. Die E-Mail ist sofort versandbereit oder kann bei Bedarf noch individuell angepasst werden.
Smarte Anhanganalyse
Wenn die Funktion „Anhänge berücksichtigen“ aktiviert ist, werden relevante Informationen aus angehängten Dateien automatisch in die Antwort eingebunden. Das spart Zeit und sorgt für inhaltlich präzise und kontextbezogene Antworten – zum Beispiel bei Bewerbungen, Beschwerdebehandlungen oder Projektanfragen.
Anwendungsbeispiel – Bewerbungszusage
Sie erhalten eine Bewerbung und möchten zügig eine personalisierte Zusage verfassen. Geben Sie der KI im Seitenbereich zusätzliche Informationen, etwa den Grund der Auswahl. Bei aktivierter Anhanganalyse werden Lebenslauf, Motivationsschreiben oder Zeugnisse automatisch mit einbezogen. Das Ergebnis ist eine fundierte, individuelle Antwort – ohne manuellen Aufwand.
Verfügbare Antwortstile
Aktuell können folgende Stile ausgewählt werden:
- Glückwunsch
- Allgemeine Antwort
- Beschwerde (Honorar)
- Beschwerde (Steuernachzahlung)
- Beschwerde (Allgemein)
- Bewerbung – Zusage
- Bewerbung – Absage
- Kurz und prägnant
- Detailliert und umfassend
- Freundlich und hilfsbereit
- Professionell und sachlich
- Ergebnisorientiert
- Empathisch
- Humorvoll
- Analytisch
- Kritisch und konstruktiv
- Inspirierend
- Rhetorisch
- Verhandlungsbereit
- Vertriebsorientiert
- Motivierend
- Verständnisvoll
- Locker und kollegial
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Schnelle, passende Antworten mit wenigen Klicks
- Individuelle Anpassung durch Zusatzinformationen
- Stilwahl passend zur Situation und Zielgruppe
- Automatische Integration von Anhangsinhalten
- DSGVO-konforme Verarbeitung aller Daten
- Ideal für Kundensupport, interne Kommunikation, Bewerbungen oder Beschwerden